Cómo usar la limpieza del buzón de correo para eliminar la basura de las carpetas de Outlook

Limpieza del buzón de correo en Outlook es un conjunto de herramientas diseñadas para deshacerse de la basura de su buzón de correo. Puede utilizarlo para revisar el tamaño de su buzón de correo, limpiar los elementos automáticamente por tamaño y fecha y realizar algunas otras funciones. Revisémoslos y echemos un vistazo.

Primero, necesita abrir la herramienta. 1. Vaya a Archivo> Herramientas y haga clic en Limpieza del buzón de correo.

Hay algunas herramientas disponibles, y empezaremos analizando la cantidad de datos en su buzón de correo.

Revise el tamaño de su buzón de correo

El buzón de correo de Outlook se compone de carpetas (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Archivo, etc.) y conocer el tamaño de las carpetas le ayuda a ver dónde están todos sus correos electrónicos. Para averiguarlo, haga clic en “Ver tamaño del buzón”.

Se abre la ventana Tamaño de la carpeta, que muestra el tamaño de cada carpeta. De forma predeterminada, se abre en la ficha Datos locales. Los datos locales son los datos que se almacenan en su ordenador en sus archivos.pst y.ost.

Las columnas muestran el nombre de la carpeta, el tamaño y el tamaño total (que es el tamaño incluyendo cualquier subcarpeta). La mejor parte de esta vista es que muestra carpetas que normalmente no se consideran, como el calendario. Si tiene varios años de citas y convocatorias de reuniones, podría tener fácilmente una cantidad decente de kilobytes en el calendario que puede limpiar eliminando los eventos antiguos.

Si desea ver el tamaño de las carpetas del servidor de correo, haga clic en la pestaña “Datos del servidor”. La primera vez que abra esta pestaña, es posible que los datos tarden un poco en completarse. Esto se debe a que Outlook se pone en contacto con el servidor de Exchange, solicita los datos de sus archivos (que se calculan sobre la marcha) y, a continuación, descarga y muestra los resultados.

Cada vez que abra esta pestaña, la recuperación de datos será mucho más rápida, ya que Exchange sólo tiene que realizar un análisis de diferencias y la mayoría de las carpetas no cambian tanto de tamaño. Una vez que se haya cargado la ficha, verá los tamaños de las carpetas en el servidor de Exchange. Es posible que no sea el mismo tamaño que el de la ficha Datos locales, ya que Outlook no descarga necesariamente todos los mensajes en el equipo.

Por ejemplo, en mi ficha Datos locales, el Tamaño total de la carpeta Archivo es de 116805 kb, pero en la ficha Datos del servidor, el Tamaño total es de 363399 kb, una diferencia de 246594 kb (265 MB). Eso es mucho correo no visible en los datos locales. ¿Qué está pasando?

De forma predeterminada, Outlook sólo mantiene una cierta cantidad de correo en su cliente local para asegurarse de que su correo electrónico no ocupa demasiado espacio. En ordenadores con un disco duro superior a 64gb (que es la mayoría de ellos hoy en día), Outlook sólo guardará en su ordenador los correos electrónicos del último año. Los correos antiguos se guardan en el servidor de correo electrónico y puede acceder a ellos. Puede descargar los correos más antiguos y cambiar este valor predeterminado si lo desea. Tenga en cuenta que puede cambiar el valor predeterminado para que descargue menos correo también, por lo que si está luchando por espacio, es posible que desee cambiar el valor predeterminado de 1 año a 6 meses (o menos).

(Nota: Esto sólo afecta a las cuentas que utilizan un servidor Microsoft Exchange, como Hotmail, live.com, O365 y algunas cuentas corporativas. Si está usando Outlook para descargar correo de otros proveedores como Google o Yahoo, esta configuración se ignora y todo el correo se descarga.)

Ahora que sabe la cantidad de datos que contienen sus carpetas, puede priorizar los que desea limpiar.

Búsqueda de correo antiguo o grande

Si tienes correo en muchas carpetas diferentes, puedes buscar en todo tu buzón de correo correos más antiguos o más grandes.

Esto es muy útil si desea encontrar correos con grandes archivos adjuntos que puede eliminar o pasar de Outlook a un disco duro o a un servicio en la nube. Por ejemplo, si desea encontrar todos los correos de más de 5 MB, puede cambiar el campo “Buscar elementos mayores que” por 5000 kb y luego hacer clic en el botón “Buscar”.

El panel de búsqueda estándar de Outlook vuelve con una lista de correos electrónicos de al menos 5 MB.

Estos resultados sólo devuelven correos electrónicos, pero puede cambiar el campo “Look” a cualquier tipo específico de archivo si desea crear una red más amplia.

Desde los resultados de la búsqueda, puede abrir cada uno de los correos electrónicos y eliminarlos o eliminar los archivos adjuntos. No olvide guardar los archivos adjuntos antes de eliminarlos o eliminarlos si necesita guardarlos.

Inicio de un archivo automático

Puede establecer parámetros de autoarchivo para cada una de las carpetas de Outlook, algo que ya hemos comentado anteriormente como parte de una visión más amplia para mantener Outlook funcionando sin problemas. Si ha configurado reglas de autoarchivo, puede iniciarlas en la Limpieza del buzón de correo haciendo clic en el botón “Autoarchivo”.

Este proceso se desplaza por todas las carpetas de Outlook y aplica las reglas de autoarchivo que haya configurado. Si no ha configurado ninguna, es posible que se preocupe de pulsar este botón por accidente, pero no se preocupe: la regla de autoarchivo predeterminada es no hacer nada.

Ver y vaciar los elementos eliminados

Si te gusta “borrar suavemente” tu correo moviéndolo a la carpeta Elementos eliminados y rara vez lo vacías, esta opción es para ti.

Nota : A algunas personas les gusta usar su carpeta Elementos eliminados como una especie de archivo, tirando cosas ahí dentro y nunca vaciando la carpeta. Esto no es una buena idea, porque hay muchas maneras de vaciar la carpeta Elementos eliminados con demasiada facilidad. En su lugar, si necesita guardar un mensaje, configure un archivo.

Haz clic en “Ver tamaño de los elementos eliminados” para ver cuánto espacio ocupan los elementos eliminados, luego respira hondo y haz clic en “Vaciar”.

Esto eliminará todos los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Si eso le asusta, tómese un momento para mover primero cualquier correo importante a su Archivo, pero realmente debería vaciar sus elementos eliminados regularmente y no utilizarlo como un archivo.

Ver y eliminar mensajes de correo en conflicto

La última opción en la Limpieza del buzón de correo es eliminar los mensajes de conflicto. Estos son correos electrónicos que Outlook cree que entran en conflicto con un correo electrónico existente porque tienen la misma información de encabezado. Normalmente esto se debe a problemas temporales de sincronización con el servidor de Exchange, y debería poder eliminar estos correos electrónicos sin problemas. Para ver si tienes algún correo electrónico en la carpeta Conflicto, haz clic en el botón “Ver tamaño de los conflictos” para ver una versión filtrada de la ventana Tamaños de las carpetas.

Si hay mensajes de correo electrónico, cierre la ventana Tamaño de la carpeta y haga clic en el botón “Eliminar” de la ventana Limpieza del buzón de correo.

Es la herramienta de limpieza del buzón de correo. No es particularmente llamativo, pero es efectivo y útil.